كل الأدلةالمحاسبة
إقفال فترة وإعادة فتحها
امنع قيودًا جديدة من الوقوع في شهرٍ صرّحت عنه سلفًا — واعرف كيف تسمح بواحد حين يلزم.
- الخطوات
- 4 · حوالي 2 د
- من يمكنه القيام بهذا
- المالك · المسؤول · المحاسب
في اليوم التالي لإيداع تصريح، يجب أن تكفّ الأرقام التي يقوم عليها عن الحركة. فاتورةٌ بتاريخ سابق، أو تصحيحٌ يحطّ في اليوم الخطأ، أو استيراد مخزونٍ بتاريخ افتتاحٍ في الشهر الخطأ — كلٌّ منها يجعل دفاترك تخالف ما قلته للإدارة الجبائية في صمت.
وإقفال الفترة هو كيف توقف ذلك.
اضبط الحالة
المحاسبة، في كتلة السنة المالية.
ما ينبغي النظر إليه:
الحالة — مفتوحة، أو مقفلة، أو موصدة.
مفتوحة — يمكن تقييد قيود جديدة داخل هذه الفترة. وهذه الحالة الطبيعية للشهر الذي تعمل فيه.
مقفلة — التقييد موقوف. وكل ما يقع تاريخه داخلها يُرفض، برسالةٍ تقول لماذا.
موصدة — كذلك، لكن لا يعيد فتحها إلا مسؤول الشركة. وهذه حالة فترةٍ صُرِّح عنها ودُقِّقت.
الزرّ — ضغطة واحدة تنقل الفترة بين الحالات. وهو يسمّي ما سيفعله: إقفال الفترة على المفتوحة، وإعادة فتح الفترة على المقفلة.
ماذا ترفض الفترة المقفلة
كل ما يقع تاريخه داخلها. لا القيود اليدوية وحدها: بل تسديدًا، وحركة مخزون، وشهر أجور، واستيراد أرصدة افتتاحية. وكل واحدة من تلك الشاشات تقول لك إن الفترة مقفلة بدل أن تفشل بغموض، وكلٌّ منها يطلب أن تختار تاريخًا في فترة مفتوحة.
وذاك هو الجواب الصحيح عادةً. فتصحيحٌ يُجرى اليوم عن شيءٍ وقع في مارس مقفل يخصّ اليوم: فهو عكسٌ في الفترة الجارية، لا إعادة كتابةٍ لمارس.
متى تعيد الفتح
أعِد الفتح حين يخصّ شيءٌ الفترةَ المقفلة فعلًا ولا يمكن ترحيله — فاتورة مورّد وصلت متأخرة عن بضاعة استُلمت ذلك الشهر، أو خطأ اكتُشف قبل إرسال التصريح.
أعِد الفتح، وقيّد، وأقفل في اليوم نفسه. فالفترة التي تُترك مفتوحة «مؤقتًا» فترةٌ تقبل ثلاثة أشهر من القيود الشاردة في هدوء.
ترتيب السنة
أقفل الأشهر كلّما فرغت من التصريح عنها، من الأقدم إلى الأحدث. والغاية ليست مراسم: بل أن ترفض كل شاشة في المنتج بعدئذٍ وضع رقمٍ في موضعٍ صرّحت منه سلفًا، دون أن يحتاج أحدٌ إلى تذكّر التحقّق.
الإقفال ليس قفلًا على القراءة. فالتقارير والكشوف وشاشة الرسم تعمل كلها على فترة مقفلة، وميزان المراجعة ما زال يتوازن. فأنت توقف الكتابة، لا تُخفي الماضي.
بعد ذلك، قد تحتاج إلى
- تسجيل قيد محاسبي يدويسجّل قيدًا لم تنتجه أي فاتورة ولا دفعة ولا حركة مخزون — ولا تفعل إلا إذا كان الأمر كذلك حقًّا.
- مراقبة الرسم على القيمة المضافة قبل تحضير G50طابق الرسم الذي تقوله وثائقك بالرسم المقيَّد فعلًا، وصفِّ الاستثناءات قبل أن تصرّح.
- لماذا لا يُعدَّل شيء هنايصحّح Horizon213 الخطأ بتسجيل عكسه، لا بتغيير ما كُتب. هذه هي القاعدة وراء كل «لا يمكنك» تقريبًا في الأدلة.