كل الأدلةالتقارير والمتابعة
قراءة تقارير التسيير
شاشة واحدة من أرقام مرقّمة عن المال والعمليات والموظفين — وماذا يقول كل رقم فعلًا.
- الخطوات
- 5 · حوالي 2 د
- من يمكنه القيام بهذا
- المالك · المسؤول · المحاسب · قراءة فقط
- يتطلب وحدة
- التقارير والمتابعة
التقارير تضع النشاط كلّه في شاشة واحدة: ما دخل، وما خرج، وما تعطّل، وما يشتغل عليه الناس. وكل رقمٍ مرقَّم، ولكل مجموعةٍ رابطٌ إلى الوحدة التي جاءت منها الأرقام.
اقرأها بالترتيب الذي وُضعت به — المال أولًا، لأنه هو الذي ينفد.
ثلاث مجموعات، بالترتيب المهمّ
ما ينبغي النظر إليه:
01 / المالية — المال الداخل، والمال الخارج، وما هو مستحقّ في الاتجاهين.
02 / العمليات — المخزون، وأوامر العمل، وما تعطّل.
03 / الموظفون والتوزيع — المشاريع، والتقدّم، والميزانية، والجولات.
المالية
المبيعات المفوترة، والنقد المقبوض، والنقد المدفوع، ووضع الخزينة، وذمم الزبائن، وذمم المورّدين.
اقرأها ثلاثة أزواج. فـالمبيعات المفوترة مقابل النقد المقبوض هي الفجوة بين أن تبيع وأن تُدفع لك. والداخل مقابل الخارج هو هل موّل الشهرُ نفسه. والذمم المدينة مقابل الذمم الدائنة هو وضعك مع الجميع — فإن كان الرقم الأول كبيرًا، فالموضع التالي هو ما لك عند الناس، وهو يفصّله بحسب التأخّر.
والمبيعات المفوترة ليست ربحًا، ووضع الخزينة ليس ربحًا؛ فالربح يسكن في القوائم المالية.
العمليات
المنتجات في المخزون، ودخولات المخزون هذا الشهر، وأوامر العمل المفتوحة، والعمل الموقوف، والعمل المنتهي.
والعمل الموقوف هو الأولى بالقراءة. فهو الرقم الوحيد هنا الذي يمثّل أحدًا ينتظر أحدًا. وعددٌ موقوفٌ لا يتحرّك بين صباحين عملٌ لم يلتقطه أحد، وهو غير مرئيّ في كل موضع إلا هذا السطر.
الموظفون والتوزيع
المشاريع النشطة، ومتوسّط تقدّم المشاريع، وميزانية المشاريع، وأرقام التوزيع تحتها.
ومتوسّط التقدّم متوسّطٌ حقيقي بين المشاريع، فمشروعٌ ينتهي وآخر يبدأ قد يتركانه كما هو وقد جرى الكثير. فاقرأ العدد إلى جانبه، لا المتوسّط وحده.
استعمالها بصدق
هذه أرقام جارية، تُعاد حسبتها عند فتح الشاشة. وهي للملاحظة لا للتصريح — فليس شيءٌ هنا تصريحًا، ولا شيء منها موقَّعًا.
وحين يفاجئك رقم، فلا تجادله: افتح الوحدة التي خلفه بالرابط في رأس المجموعة، واقرأ المستندات التي صنعته. فكل رقمٍ في هذه الشاشة وراءه قائمة.
تحترم الأرقام الشركة التي أنت فيها، ودورك. فمن صلاحياته أضيق يرى التخطيط نفسه بأرقام أقلّ، وذاك مقصود — فهذه الشاشة تُظهر ما يحقّ لك أن تراه، لا كل ما هو موجود.
بعد ذلك، قد تحتاج إلى
- متابعة ما لك عند الناساقرأ لوحة التقادم — من تأخّر، وبكم، وأي الأرصدة بلا أجل أصلًا.
- قراءة حساب النتائج والميزانية ودفتر الأستاذانظر النتيجة والوضعية المالية وكل حركة وراءهما — وكل مجموع يمكن تتبّعه إلى القيود التي صنعته.
- قراءة سجل النشاطانظر من فعل ماذا ومتى، في الشركة كلها — السجل الذي يحسم سؤال «من غيّر هذا؟»