كل الأدلةالمالية
متابعة ما لك عند الناس
اقرأ لوحة التقادم — من تأخّر، وبكم، وأي الأرصدة بلا أجل أصلًا.
- الخطوات
- 4 · حوالي 3 د
- من يمكنه القيام بهذا
- المالك · المسؤول · المحاسب · قراءة فقط
- يتطلب وحدة
- المالية
قبل أن تبدأ
أكثر المؤسسات التي يضيق نقدها ليست خاسرة. بل يدين لها الناس بمالٍ لم تطالب به. ولوحة التقادم في شاشة الخزينة موجودة لتُظهر ذلك في نظرة واحدة، قبل أن يصير مشكلةً تحسّها.
اقرأها في سطرين
الخزينة — واللوحة في الأعلى.
ما ينبغي النظر إليه:
متى يحين أجل الأرصدة — كل مبلغ مفتوح، مجمّعًا بحسب تأخّره اليوم. وهي تتحرّك من تلقائها: فليس شيء هنا تقريرًا تُشغّله.
ديون الزبائن لكم — المال القادم إليك. وهذا هو السطر الذي يموّل شهرك، والأولى بالقراءة.
ديونكم للموردين — الحساب نفسه في الاتجاه المقابل. اقرأه إلى جانب السطر الذي فوقه: فأن يكون لك 400 000 وعليك 270 000 وضعٌ يختلف كثيرًا عن أيّ من الرقمين وحده.
وتمتدّ الأعمدة من لم يحن أجلها إلى متأخرة من 1 إلى 30 يومًا، ومن 31 إلى 60، ومن 61 إلى 90، وأكثر من 90 يومًا، وبلا أجل. ويُحسب التأخّر بالأيام التقويمية من تاريخ الاستحقاق، لا بأيام العمل، والرصيد المستحقّ اليوم لم يتأخّر بعد.
ماذا تقول لك الأعمدة
الشكل أهمّ من المجموع. فعمود لم يحن أجلها الكبير دفترُ طلبات سليم. والثقل في 1 إلى 30 احتكاك عادي — فواتير تحتاج مكالمة. أما الثقل في 61 إلى 90 وما بعده فمالٌ يصعب تحصيله دون فعلٍ مقصود، وقلّما يتحسّن إن تُرك وشأنه.
وراقب الانزياح، لا اليوم. فالزبون نفسه ينتقل من لم يحن أجلها إلى 1 إلى 30 ثم إلى 31 إلى 60 في ثلاثة أشهر يقول لك شيئًا لن يقوله المجموع أبدًا.
العمود الذي يُهمله الناس
بلا أجل يستحقّ فقرته الخاصة، فهو الذي يُخفي الأشياء.
فالرصيد بلا أجل لا يمكن أن يتأخّر أبدًا — فلا يظهر في أي رقم تأخّر، ولا يستدعي مطالبة، ويتقادم في هدوء خارج انتباه الجميع. ويُبقي النظام العمود ظاهرًا عن قصد، بدل طيّ تلك المبالغ في لم يحن أجلها، حتى تراها وتصحّحها.
وهي تأتي عادةً من موضعين: فاتورة صدرت بلا شروط دفع، أو رصيد افتتاحي مستورد تُرك عمود أجله فارغًا. والإصلاح في الحالتين واحد — افتح المستند وأعطه التاريخ الذي يحلّ فيه فعلًا.
العمل بها
ومن هنا تكون الخطوات المفيدة خطوات عادية: أرسل للزبون كشفه ليدور الحديث حول مستند لا حول رقم، وسجّل ما يدخل أوّلًا بأوّل. ويخرج المبلغ من التقادم حين يُسجَّل التسديد المقابل له — فالسطر الذي يبقى متأخّرًا بعناد وقد دفع الزبون يعني غالبًا أن التسديد حطّ في الخزينة دون أن يُربط بالفاتورة.
يُحسب التقادم بتاريخ اليوم، في كل مرة تفتح فيها الشاشة. فصوّرها، أو صدّرها، إن احتجت إثبات الوضع في تاريخ بعينه — فغدًا ستقول لك اللوحة نفسها شيئًا آخر بصدق.
بعد ذلك، قد تحتاج إلى
- إرسال كشف حساب لزبونأنتج تاريخ حساب زبون واحد خلال فترة — كل فاتورة، وكل دفعة، وما بقي مستحقًا.
- تسجيل دخول أو خروج مالأدخل المال الذي يتحرّك دون فاتورة وراءه — كراء، وقود، مصاريف بنكية — وادفع فواتير المورّدين.
- استيراد الأرصدة المفتوحة للزبائن والمورّدينأدخل الفواتير التي ما زالت مستحقّة، لك وعليك، يوم انطلاق هذا النظام — دون اختلاق مبيعات لم تقع هنا.