كل الأدلةإدخال بياناتك
استيراد الأرصدة المفتوحة للزبائن والمورّدين
أدخل الفواتير التي ما زالت مستحقّة، لك وعليك، يوم انطلاق هذا النظام — دون اختلاق مبيعات لم تقع هنا.
- الخطوات
- 2 · حوالي 2 د
- من يمكنه القيام بهذا
- المالك · المسؤول
قبل أن تبدأ
يوم تنتقل، يبقى زبائن مدينين لك وتبقى أنت مدينًا لمورّدين. وهذه الفواتير صدرت في مكان آخر — دفتر، أو برنامج آخر، أو كومة أوراق — وهكذا تعبر.
والذي تستورده هو الباقي غير المسدَّد، لا التاريخ كلّه. ففاتورة بـ100 000 سُدِّد منها 60 000 تدخل بـ40 000، مرة واحدة. ولا فائدة في إعادة إدخال ما سُوّي.
املأ النموذج
النظام، ثم نقل البيانات، ثم الأرصدة المفتوحة للزبائن والمورّدين.
ما ينبغي النظر إليه:
تنزيل نموذج جاهز للشركة — وهو يسرد سلفًا كل جهة اتصال صالحة للاستعمال بمفتاحها. وهذا هنا أهمّ منه في غيره: فالرصيد يجب أن يتعلّق بجهة اتصال موجودة، فيناولك النموذج المفاتيح بالضبط بدل أن يطلب منك كتابة الأسماء.
استيراد الأرصدة المفتوحة — زرّ واحد، وكل شيء أو لا شيء.
وتملأ في كل سطر مرجع المستند، وتاريخ المستند، وتاريخ الاستحقاق، والمبلغ المتبقي — في خانة الزبون أو خانة المورّد بحسب الحال، وتترك الأخرى فارغة.
واكتب المراجع الحقيقية والتواريخ الحقيقية. فالمرجع هو ما سيذكره زبونك في الهاتف، وتاريخ الاستحقاق هو ما يقرّر أن يظهر السطر متأخّرًا في ما لك عند الناس غداة الاستيراد. أما تأريخ كل شيء بـ«اليوم» فيجعل سنةً من التأخّر في الدفع تبدو جاريةً في صمت.
ماذا فعل ذلك
يصير كل سطر ذمّة مدينة أو دائنة مفتوحة على تلك الجهة. تُطالَب، وتتقادم، وتقبل التسديدات، وتظهر في الكشوف تمامًا كسطرٍ أُنشئ في هذا النظام.
أما ما لا تفعله فهو أن تُحسب تجارةً. فتبقى خارج مجاميع مبيعاتك، وخارج مجاميع مشترياتك، وخارج رسمك — لأن البيعة وقعت قبل مجيئك إلى هنا، وصُرِّح بها، إن كانت صُرِّح بها، في مكان آخر. ولماذا يقوم هذا الفصل يستحقّ دقيقتين يوم تبدو لك الأرقام ناقصة.
وتجمع اللوحة على الجانب ما استوردته، مفصولًا بين ذمم مدينة وذمم دائنة. فقارنه بالمجاميع التي جئت بها من نظامك القديم قبل أن تمضي أبعد؛ فهذه هي اللحظة التي تُمسك فيها ملفًّا ناقصًا.
كل شيء أو لا شيء، ومرة واحدة. فالسطر الخاطئ يوقف الملف كله، ومرجع مستند استُورد من قبل يُرفض بدل أن يُضاعف — فالمحاولة الثانية بعد فشلٍ يبدو جزئيًا آمنة. ويُرفض كذلك تاريخ مستند يقع في فترة محاسبية مقفلة؛ فإن كنت تستورد تاريخًا سابقًا لفترة أقفلتها، فأعد فتحها أو انقل التاريخ إلى فترة مفتوحة.
بعد ذلك، قد تحتاج إلى
- استيراد المخزون الافتتاحي المقيَّمقل ما هو موجود على الرفّ، وبكم كلّفك، يوم يتسلّم هذا النظام.
- الأرصدة الافتتاحية ليست تجارةلماذا تكون الفواتير المستوردة عند نقل البيانات قابلة للتحصيل، ولا تُحسب أبدًا مبيعات ولا مشتريات ولا رسمًا.
- متابعة ما لك عند الناساقرأ لوحة التقادم — من تأخّر، وبكم، وأي الأرصدة بلا أجل أصلًا.