كل الأدلةإدخال بياناتك
استيراد زبائنك ومورّديك وكتالوجك
أدخل سجلّاتك الموجودة من جدول بيانات، باستعمال القالب الذي يولّده Horizon213 لشركتك.
- الخطوات
- 3 · حوالي 2 د
- من يمكنه القيام بهذا
- المالك · المسؤول
قبل أن تبدأ
لا ينبغي لأحد أن يعيد كتابة قائمة زبائنه ليبدأ استعمال نظام ERP. فإن كانت جهات اتصالك وكتالوجك في جدول بيانات — أو أمكن إخراجها ممّا كنت تستعمله سابقًا — فمدخلها ملف.
والاستيراد كلّ أو لا شيء. فإمّا أن يكون كل سطر صالحًا فيدخل الملف كاملًا، وإمّا ألّا يدخل شيء ويُقال لك ما ينبغي إصلاحه. ولا توجد حالة استيراد نصفية تحتاج فكّها.
ابدأ من القالب
استيراد البيانات في الشريط الجانبي. أربعة أقسام، بالترتيب الذي ينبغي أن تنجزها به.
ما ينبغي النظر إليه:
تنزيل قالب جهات الاتصال — افعل هذا أولًا، في كل مرة.
استيراد جهات الاتصال — بعد ملء الملف.
تنزيل قالب الكتالوج — والمثل للمنتجات والخدمات.
استيراد الكتالوج — أدخلها.
والقوالب مولَّدة لشركتك لا عامّة. فهي تحمل سلفًا نسب رسومك ووحداتك وأي خانات خاصة بنشاطك أضفتها — ولهذا يكون تنزيل قالب جديد خيرًا من إعادة استعمال ملف العام الماضي.
املأه
اشتغل في أعمدة القالب نفسها. وأبقِ صفّ الترويسة كما وصل تمامًا: فهو الذي يعرف به Horizon213 معنى كل عمود.
جهات الاتصال أولًا، ثم الكتالوج. بهذا الترتيب، لأن الاستيرادات التالية — المخزون الافتتاحي والأرصدة المفتوحة — تحيل إلى سجلّات يجب أن تكون موجودة سلفًا.
استورد واقرأ المعاينة
اختر الملف واستورد. وقبل أن يُكتب أي شيء تحصل على معاينة: ما الذي سيُنشأ، وما الخطأ فيه إن وُجد.
وتُفحص الأسطر بحثًا عن التكرار وعن الخانات الخاصة الإلزامية التي أعددتها. فإن فشل شيء، لا يُستورد شيء — أصلح الملف وأعد المحاولة. وإعادة استيراد ملف مصحَّح آمنة، لأن المكرّر يُلتقط ولا يُضاعَف.
الحدود: حتى 500 سطر و400 كيلوبايت للملف، بترميز UTF-8، بفاصلة أو فاصلة منقوطة أو جدولة. والقائمة الأطول تدخل في عدة ملفات.
لا يستورد إلا المسؤول. وليس هذا إجراءً يوميًا: فهو يكتب سجلّات كثيرة دفعةً واحدة، وهو المكان الوحيد الذي يكون فيه ارتكاب الخطأ بالجملة أسهل من ارتكابه يدويًا. اقرأ المعاينة قراءةً حقيقية بدل تجاوزها بالنقر.
أما القسمان الآخران — المخزون الافتتاحي المقوَّم والأرصدة المفتوحة للزبائن والمورّدين — فيتبعان النمط نفسه ولهما دليلاهما. أنجزهما بعد جهات الاتصال والكتالوج، ومرة واحدة فقط، قبل أن يبدأ العمل اليومي.