Les soldes initiaux ne sont pas du commerce

01Deux questions différentes

« Combien me doit-on ? » et « combien ai-je vendu ? » semblent la même question, parce qu’en commerce normal les deux avancent ensemble — vous facturez, on vous doit, les deux chiffres montent. À la migration, elles se séparent.

Ces 40 factures sont de l’argent réel que des gens réels vous doivent. Mais vous n’avez rien vendu ici pour les créer. La vente a eu lieu dans l’activité que vous meniez avant l’existence de cet ERP, dans ce qui vous servait de registre, et elle y a déjà été comptée — dans le chiffre d’affaires de l’an dernier, et sur la déclaration que vous avez déposée.

Horizon213 répond donc à la première question et refuse délibérément la seconde. Le solde est recouvrable. La vente n’est pas à vous de la compter deux fois.

02Ce que cela change en pratique

Un solde importé se comporte comme tout autre encours : il vieillit, il apparaît sur le relevé du client, il accepte un règlement, il figure dans ce qu’on vous doit, et une fois payé l’argent arrive sur votre compte et le solde se solde.

Il n’apparaît pas dans le registre des ventes, il n’ajoute rien à aucun total de recettes ni à aucune marge, et il ne porte pas de TVA. Ce dernier point est le point important. Votre déclaration de TVA est construite à partir des documents émis ici ; un solde importé est le reste d’un document émis ailleurs, dont la taxe a déjà été déclarée par celui qui l’a émis. Le laisser entrer dans les totaux de TVA reviendrait à déclarer deux fois la même taxe.

Idem dans l’autre sens pour les fournisseurs : vous devez l’argent, vous pouvez le payer, et cela ne déduit rien.

03Où les chiffres doivent concorder

Le jour de la migration, trois contrôles valent les dix minutes :

• Ce qu’on vous doit doit égaler ce que votre ancien système annonçait. Les deux chiffres incluent les soldes importés.

• Les ventes du mois ne doivent montrer que ce que vous avez facturé ici. Le premier jour, c’est généralement zéro, et zéro est correct.

• La trésorerie doit égaler ce qui est réellement en caisse et en banque, que les imports ne touchent pas du tout.

Si vos créances sont justes et vos ventes vides, tout fonctionne. Si vos ventes comportent soudain un an d’ancienne activité, quelque chose a été saisi comme vraie facture alors qu’il fallait l’importer comme solde — et cela vaut d’être corrigé avant toute déclaration.

04Quand émettre une vraie facture à la place

Importez un solde quand le document existe déjà sur papier, avec son propre numéro et sa taxe déjà prise en compte.

Émettez une vraie facture quand la vente appartient réellement à cette activité maintenant : vous avez livré cette semaine, le client n’est pas encore facturé, et vous voulez que le document, le numéro, la TVA et le mouvement de stock soient réels. La migration est le moment où l’on confond ces deux cas, généralement pour éviter une ressaisie — et l’addition arrive des mois plus tard, dans un chiffre fiscal que personne ne sait expliquer.