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Importer les soldes clients et fournisseurs ouverts

Reprendre les factures encore dues, dans les deux sens, le jour du démarrage — sans inventer des ventes qui n’ont pas eu lieu ici.

Étapes
2 · Environ 3 min
Qui peut le faire
Propriétaire · Responsable

Avant de commencer

Le jour où vous basculez, des clients vous doivent encore de l’argent et vous en devez encore à des fournisseurs. Ces factures ont été émises ailleurs — un cahier, un autre logiciel, une pile de papier — et voici comment elles passent.

Ce que vous importez, c’est le reste impayé, pas l’historique. Une facture de 100 000 dont 60 000 sont déjà réglés entre pour 40 000, une seule fois. Il n’y a rien à gagner à ressaisir ce qui est soldé.

Remplir le modèle

Système, puis Transfert de données, puis Soldes ouverts clients et fournisseurs.

Capture d’écran : open-balances

Ce qu’il faut regarder :

  1. Télécharger le modèle prêt pour la société — il liste déjà chaque contact utilisable, avec sa clé. Cela compte ici plus qu’ailleurs : le solde doit s’attacher à un contact existant, donc le modèle vous donne les clés exactes au lieu de vous faire écrire des noms.

  2. Importer les soldes ouverts — un seul bouton, tout ou rien.

Par ligne, vous remplissez la référence document, la date du document, l’échéance et le montant restant dû — dans la colonne client ou dans la colonne fournisseur, selon le cas, en laissant l’autre vide.

Mettez les vraies références et les vraies dates. La référence est ce que votre client citera au téléphone, et l’échéance est ce qui décide si la ligne apparaît en retard dans ce qu’on vous doit dès le lendemain de l’import. Tout dater d’« aujourd’hui » fait discrètement passer un an de retard de paiement pour du courant.

Ce que cela a fait

Chaque ligne devient une créance ou une dette ouverte sur ce contact. Elles se relancent, elles vieillissent, elles acceptent des règlements et elles apparaissent sur les relevés exactement comme une ligne créée dans cet ERP.

Ce qu’elles ne font pas, c’est compter comme du commerce. Elles restent hors de vos totaux de ventes, de vos totaux d’achats et de votre TVA — parce que la vente a eu lieu avant votre arrivée ici, et a été déclarée, si elle l’a été, ailleurs. Pourquoi cette séparation existe vaut deux minutes le jour où les chiffres vous sembleront courts.

Le panneau de droite totalise ce que vous avez importé, séparé en créances et en dettes. Comparez-le aux totaux venus de votre ancien système avant d’aller plus loin ; c’est le moment d’attraper un fichier manquant.

Tout ou rien, et une seule fois. Une ligne fautive arrête tout le fichier, et une référence document déjà importée est refusée plutôt que dupliquée — une seconde tentative après un échec d’apparence partielle est donc sans risque. Une date de document dans une période comptable close est également refusée ; si vous reprenez de l’historique antérieur à une période déjà clôturée, rouvrez-la ou déplacez la date dans une période ouverte.

Ensuite, vous voudrez peut-être