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Tous les guidesImporter vos données

Importer vos clients, fournisseurs et catalogue

Reprendre vos enregistrements existants depuis un tableur, avec le modèle que Horizon213 génère pour votre société.

Étapes
3 · Environ 3 min
Qui peut le faire
Propriétaire · Responsable

Avant de commencer

Personne ne devrait retaper une liste de clients pour commencer à utiliser un ERP. Si vos contacts et votre catalogue sont dans un tableur — ou peuvent être extraits de ce que vous utilisiez avant — ils entrent par un fichier.

L’import est tout ou rien. Soit chaque ligne est valide et tout le fichier entre, soit rien n’entre et on vous dit quoi corriger. Il n’y a pas d’état à moitié importé à démêler.

Partir du modèle

Importer des données dans la barre latérale. Quatre sections, dans l’ordre où il faut les faire.

Capture d’écran : import-sections

Ce qu’il faut regarder :

  1. Télécharger le modèle contacts — à faire en premier, à chaque fois.

  2. Importer les contacts — une fois le fichier rempli.

  3. Télécharger le modèle catalogue — de même pour les produits et services.

  4. Importer le catalogue — les faire entrer.

Les modèles sont générés pour votre société, pas génériques. Ils portent déjà vos taux de taxe, vos unités et les champs spécifiques que vous avez ajoutés — raison pour laquelle télécharger un modèle frais vaut mieux que réutiliser le fichier de l’an dernier.

Le remplir

Travaillez dans les colonnes du modèle. Gardez la ligne d’en-tête exactement telle qu’elle arrive : c’est par elle que Horizon213 sait ce que signifie chaque colonne.

Les contacts d’abord, le catalogue ensuite. Dans cet ordre, parce que les imports suivants — stock d’ouverture, soldes ouverts — renvoient à des enregistrements qui doivent déjà exister.

Importer et lire l’aperçu

Choisissez le fichier et importez. Avant toute écriture, vous obtenez un aperçu : ce qui sera créé, et ce qui cloche.

Les lignes sont contrôlées contre les doublons et contre les champs spécifiques obligatoires que vous avez configurés. Si quelque chose échoue, rien n’est importé — corrigez le fichier et recommencez. Réimporter un fichier corrigé est sans risque : les doublons sont détectés, pas dupliqués.

Limites : jusqu’à 500 lignes et 400 Ko par fichier, en UTF-8, avec virgule, point-virgule ou tabulation. Une liste plus longue entre en plusieurs fichiers.

Seul un responsable peut importer. Ce n’est pas une action quotidienne : elle écrit de nombreux enregistrements d’un coup, et c’est le seul endroit où une erreur est plus facile à faire en masse qu’à la main. Lisez vraiment l’aperçu au lieu de cliquer au travers.

Les deux autres sections — stock d’ouverture valorisé et soldes clients et fournisseurs ouverts — suivent le même principe et ont leurs propres guides. Faites-les après les contacts et le catalogue, et une seule fois, avant que le travail quotidien ne commence.

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