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Clôturer une tournée et compter le sac
Terminer la journée en confrontant l’argent rapporté par le chauffeur à ce que les arrêts disent avoir été encaissé.
- Étapes
- 3 · Environ 2 min
- Qui peut le faire
- Propriétaire · Responsable · Membre de l’équipe
- Nécessite le module
- Distribution
Avant de commencer
Clôturer une tournée, c’est le moment où la journée de la camionnette est rapprochée : l’argent que le chauffeur remet, face à l’argent que les arrêts disent avoir été encaissé aux portes.
Faites-le le jour même, le chauffeur encore présent. Un écart découvert le lendemain matin n’a plus personne pour l’expliquer.
Répondre d’abord à chaque arrêt
Une tournée dont un arrêt reste sans réponse ne peut pas être clôturée. C’est voulu : le sac ne se vérifie pas contre les portes tant que toutes les portes n’ont pas répondu. Traitez d’abord les arrêts.
Compter ce qui revient et clôturer
Ce qu’il faut regarder :
Argent remis — comptez ce que le chauffeur vous donne réellement. Laissez vide si personne n’a compté : c’est enregistré honnêtement comme non compté, et non comme un manquant total.
Note — la place de l’explication. « Le client a payé par chèque, il est dans la pochette » écrit maintenant vaut mieux que le même fait retrouvé de mémoire en mars.
Clôturer la tournée y met fin.
Lire l’écart
Le résultat annonce trois chiffres : ce que les arrêts attendaient, ce qui a été remis, et l’écart — manquant, excédent, ou « Le sac correspond aux arrêts. »
Un manquant n’est pas forcément un billet disparu. Les causes les plus fréquentes sont un client qui a payé par chèque alors que l’arrêt a été enregistré en espèces, et un chauffeur qui a payé du carburant sur le sac. Les deux se retrouvent le soir même ; aucune ne se retrouve un mois plus tard.
Une tournée clôturée reste lisible : ses arrêts, son argent, son chauffeur. C’est le compte rendu de la journée de cette camionnette.
Une tournée chargée par erreur — jamais partie, tous les arrêts sans réponse — se supprime, elle ne se clôture pas. La supprimer remet les bons de livraison à disposition d’une autre camionnette. Dès qu’une tournée est sortie et qu’un arrêt a reçu une réponse, elle se clôture : quelque chose de réel s’est produit, et le registre doit le garder.