Tous les guidesTrésorerie
Encaisser un acompte client
Conserver l’argent versé d’avance comme un crédit sur le compte du client, et non comme un produit, jusqu’à ce qu’il y ait une facture à imputer.
- Étapes
- 3 · Environ 3 min
- Qui peut le faire
- Propriétaire · Responsable · Comptable
- Nécessite le module
- Trésorerie
Un client paie la moitié d’avance avant que vous ne commandiez la marchandise. Cet argent est dans votre tiroir, mais il n’est pas encore à vous : vous lui devez soit les marchandises, soit son argent.
Un acompte enregistre exactement cela : de l’argent reçu, conservé comme crédit sur le compte du client et non comme une vente. Il ne devient un produit qu’au moment où il est imputé sur une facture.
Enregistrer ce que vous avez reçu
Finance → Acomptes clients, puis Enregistrer un acompte.
Ce qu’il faut regarder :
Client — qui a payé.
L’argent est entré dans — le compte de caisse, de banque ou postal concerné. C’est un vrai mouvement de trésorerie : la position augmente immédiatement.
Montant reçu — ce qu’il a réellement remis.
Date — quand c’est arrivé.
Mode de règlement et référence sont à côté. Appuyez sur Enregistrer l’acompte.
Le compte du client affiche désormais un crédit. Votre trésorerie a augmenté et votre chiffre d’affaires non, ce qui est l’image honnête d’un argent qui appartient encore à quelqu’un d’autre.
L’imputer quand la facture existe
Plus tard, une fois la facture rédigée et confirmée, revenez sur l’acompte et choisissez Imputer sur une facture. Choisissez la facture, puis Utiliser.
Le crédit passe sur cette facture et réduit le reste à payer. Si l’acompte couvrait la totalité, la facture est soldée d’emblée.
Vous pouvez imputer une partie d’un acompte, et un même acompte peut solder plusieurs factures — un client qui verse une somme globale pour plusieurs chantiers est un cas normal, pas une exception.
Pourquoi ne pas le saisir comme un règlement
Parce que tant que la facture n’existe pas, il n’y a rien à régler. Un règlement doit se rattacher à quelque chose, et en saisir un sur une facture non encore écrite revient soit à inventer la facture à l’avance, soit à laisser l’argent flotter dans le journal de caisse sans explication.
Il y a aussi une raison fiscale, et c’est celle qui compte : un acompte n’est pas une vente. Le comptabiliser en produit met de la TVA dans une période où aucune livraison n’a eu lieu. Le conserver en crédit jusqu’à l’imputation garde la TVA avec la facture, là où elle doit être.
Un acompte, c’est de l’argent déjà en main. Un chèque postdaté remis en acompte reste une promesse : enregistrez-le dans l’échéancier et saisissez l’acompte à l’encaissement.