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Enregistrer un règlement client

Saisir l’argent reçu sur une facture, en totalité ou en plusieurs fois, pour que vos créances restent justes.

Étapes
3 · Environ 2 min
Qui peut le faire
Propriétaire · Responsable · Membre de l’équipe
Nécessite le module
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Avant de commencer

Enregistrer un règlement, c’est dire à Horizon213 que la dette est soldée. Tant que ce n’est pas fait, la facture reste dans vos créances et le client continue d’apparaître dans les relances et les relevés — même si l’argent est arrivé depuis longtemps.

Les règlements se saisissent un par un et peuvent être partiels. Trois règlements sur une même facture est un cas normal, sans traitement particulier.

Ouvrir la facture

Retrouvez-la dans le registre des ventes — filtrez sur Confirmée ou Partiellement payée si la liste est longue — et ouvrez-la. Le formulaire de règlement se trouve sur la page de la facture.

Saisir ce que vous avez reçu

Capture d’écran : payment-form

Ce qu’il faut regarder :

  1. Montant reçu — ce qui est réellement arrivé, pas ce qu’indique la facture. Si le client a payé la moitié, saisissez la moitié : la facture passe en Partiellement payée et garde le reste ouvert.

  2. Date du règlement — le jour où l’argent est arrivé. Elle pilote votre position de trésorerie et vos retards : antidater un encaissement reçu la semaine dernière est juste, pas un arrangement.

  3. Mode — Espèces, Virement, Chèque, Carte, CCP, ou Autre.

  4. Enregistrer le règlement le comptabilise.

Un chèque reçu mais pas encore remis en banque n’est pas un règlement. Enregistrez-le dans l’échéancier : il deviendra un règlement à l’encaissement. Un chèque postdaté est une promesse, et le traiter comme de l’argent fait mentir votre trésorerie.

Vérifier que c’est passé

Le règlement apparaît dans l’Historique des règlements de la facture, et le statut évolue tout seul : Payée quand il ne reste rien, Partiellement payée tant qu’il reste quelque chose.

L’argent atteint aussi le journal de caisse et vos comptes dans la même opération — il n’y a pas de deuxième étape, ni de possibilité que les deux se contredisent.

Si un règlement a été mal saisi — mauvais montant, mauvaise facture, mauvais jour — on le corrige par extourne, jamais en le modifiant. L’original reste visible, marqué Corrigé, avec le motif à côté, et la trésorerie, le solde de la facture et les écritures reviennent ensemble. Saisissez le bon ensuite.

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