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Suivre les documents à échéance
Enregistrez la référence et la date d’expiration des documents que vos salariés doivent détenir, et soyez prévenu avant qu’un ne périme.
- Étapes
- 4 · Environ 2 min
- Qui peut le faire
- Propriétaire · Responsable · Membre de l’équipe
- Nécessite le module
- Personnel & RH
Avant de commencer
Certains postes ne peuvent pas être tenus par quelqu’un dont les papiers ont expiré. Un agent de sécurité sans carte professionnelle valide n’a rien à faire à l’entrée ; un électricien sans habilitation à jour n’a rien à faire sur le chantier.
Horizon213 garde la référence et la date, et vous prévient avant l’échéance.
Enregistrer un document
Personnel, puis la section Documents à échéance.
Choisissez le salarié, le type de document, et renseignez ce que vous savez :
Ce qu’il faut regarder :
Document — le type de papier dont il s’agit.
Référence — le numéro figurant sur le papier.
Expire le — c’est celle qui compte. Un document sans date d’expiration mérite quand même d’être enregistré : il n’apparaîtra simplement jamais dans la bande d’alerte.
Les types couvrent ce qu’un employeur algérien classe réellement : carte d’identité, certificat de résidence, permis de conduire, certificat médical, carte professionnelle, formation ou habilitation, contrat, et autre.
Ce qui est signalé, et quand
La section met en tête tout ce qui expire sous soixante jours, du plus proche au plus lointain, et ce qui a déjà expiré s’affiche en brique en haut de cette liste.
Soixante jours, c’est assez long pour renouveler un document sans courir et assez court pour que la liste reste lisible. Le reste est à un clic derrière Tout afficher.
Ce que cela ne fait délibérément pas
Horizon213 ne conserve pas le document. Il n’y a pas de téléversement ici, et il n’est pas prévu d’en mettre.
Deux raisons, toutes deux assumées :
Conserver des scans de pièces d’identité est un engagement sur la garde de données personnelles, et un outil de gestion généraliste ne doit pas prendre cet engagement en douce, comme effet de bord d’une commodité.
C’est la date qui déclenche le rappel. Le papier, lui, reste dans le dossier où il est déjà, là où celui qui doit le présenter le retrouvera.
Cela n’empêche personne de travailler non plus. Horizon213 vous dit qu’une carte expire dans trois semaines ; décider qui tient le poste vous appartient.
Quand un papier est renouvelé
Enregistrez le nouveau et retirez l’ancien.
Le retrait le sort de la liste sans effacer le fait qu’il a existé — les corrections sont des contre-passations est le même principe, appliqué partout dans Horizon213.