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Envoyer un relevé client
Produire l’historique de compte d’un client sur une période — chaque facture, chaque règlement, et ce qui reste dû.
- Étapes
- 3 · Environ 2 min
- Qui peut le faire
- Propriétaire · Responsable · Membre de l’équipe
- Nécessite le module
- Vendre
Avant de commencer
Un relevé, c’est la réponse à « que vous devons-nous exactement ? » — et c’est le document qui règle la plupart des désaccords à ce sujet, parce qu’il montre toute la conversation plutôt qu’une seule facture.
C’est aussi la première étape polie d’une relance. Envoyer un relevé n’est pas une accusation : c’est un rapprochement entre deux comptabilités.
Choisir le client et la période
Ventes → Relevés et relances.
Ce qu’il faut regarder :
Client — un à la fois. Un relevé est par client, par définition.
Du — le début de la période. Remontez assez loin pour inclure la plus ancienne chose encore impayée, sinon la position d’ouverture demandera une explication.
Au — généralement aujourd’hui.
Afficher le produit.
Rien n’apparaît avant que vous n’appuyiez. Cet écran est un rapport, pas un registre.
Lire le compte
Ce qu’il faut regarder :
Le compte lui-même — chaque document de la période, avec le solde progressif à côté et ce qui est dû en bas.
Les factures apparaissent sous Facturé, les règlements et avoirs sous Payé ou crédité.
C’est ce solde progressif qui rend un relevé convaincant. Un client qui conteste une facture voit celle d’avant, le règlement qui l’a soldée, et l’endroit exact où le désaccord commence.
Chaque ligne nomme son document : tout ce qui est contesté peut être ressorti par son numéro.
L’envoyer
Imprimer le relevé produit la page A4 à remettre, poster ou joindre à un e-mail.
Envoyez les relevés à un rythme régulier plutôt que seulement quand vous êtes agacé — fin de chaque mois, à chaque client au solde ouvert. Un relevé qui arrive régulièrement, c’est de l’administration. Un relevé qui n’arrive que lorsque vous êtes en colère, c’est une mise en demeure, et il est reçu comme telle.
Un relevé montre ce qui a été facturé et payé. Il n’inclut pas les chèques postdatés que vous détenez : ils n’ont encore rien soldé, et ils vivent dans l’échéancier. Un client qui vous a remis un chèque pour le solde verra toujours ce solde comme dû — et c’est exact : il l’est.