تغيير حالة عمل موظف

01الحالات الثلاث

• نشط — يعمل. وهي الحالة الطبيعية.

• في عطلة — غائب، وسيعود. أمومة، أو مرض طويل، أو انقطاع بلا أجر. فالشخص ما زال منكم؛ لكنه ليس هنا.

• غير نشط — غادر. من ترك المؤسسة.

02ماذا تفعل الحالة، وماذا لا تفعل

الحالة تصف علاقة الشخص بالمؤسسة. وهي وسمٌ تقرؤه أنت ومسؤولوك، وهي ما يجعل الدليل يقول لك من هو متاح فعلًا هذا الأسبوع بدل من عمل هنا يومًا.

أما ما لا تفعله فهو إخراج أحدٍ من الأجور. فذاك تأشيرٌ منفصل — إدراجه في الأجور في ملف أجره — وفصلهما مقصود. فمن هو في عطلة مدفوعة في عطلة ويُدفع له؛ ومن هو في عطلة بلا أجر في عطلة ولا يُدفع له. وحالةٌ واحدة لا تستطيع التعبير عن الاثنين، فهي لا تحاول.

وحين يغادر أحد، غيّر الاثنين: اجعله غير نشط، وأزل تأشير إدراجه في الأجور. فالاكتفاء بالأول يُبقيه في دورة الشهر المقبل.

03لا تحذف الناس

لا حذف هنا، وذاك هو الصواب.

فالأشهر التي دُفع فيها للموظف ما زالت تحتاج أن تكون مفهومة، وكشوف أجره ما زالت تحتاج أن تُقرأ، وكل طلب عطلةٍ قدّمه جزءٌ من سجلٍّ قد يحتاجه أحد. فالموظف السابق بطاقةٌ عليها حالة — لا فراغًا حيث كان شخص.

04ثلاثة أشياء منفصلة

يستحقّ إبقاؤها متمايزة، فهي تُخلط:

• حالة العمل — هل يعمل هنا؟ (هذه الشاشة)

• في الأجور — هل ندفع له؟ (ملف أجره)

• الصلاحية — هل يستطيع الدخول؟ (شاشة الصلاحيات)

والموظف المغادر يحتاج الثلاثة عادةً. وأغلب الموظفين لا يملكون الثالث أبدًا.