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Contrôler le journal
Lire toutes les écritures produites par le travail quotidien, sur la période de votre choix, et vérifier qu’elles s’équilibrent.
- Étapes
- 3 · Environ 2 min
- Qui peut le faire
- Propriétaire · Responsable · Comptable
Le travail quotidien fait la comptabilité. Cette phrase est affichée sur l’écran de comptabilité et décrit toute la logique : confirmer une facture, encaisser un règlement, réceptionner des marchandises, clôturer une caisse, valider une paie — chacun écrit son écriture au moment où il se produit.
Le journal est l’endroit où l’on lit ce qu’ils ont écrit.
Choisir la période
Ce qu’il faut regarder :
Du — la première date incluse.
Au — la dernière. Par défaut, l’année en cours, ce qui convient généralement ; resserrez sur un mois quand vous contrôlez une déclaration, ou sur une seule journée quand vous traquez un chiffre.
Tout ce qui se trouve en dessous — le registre et la balance — suit cette période. Changez-la et les deux bougent ensemble, et c’est bien le but : une balance portant sur une autre période que celle qu’on lit est pire que pas de balance du tout.
Lire le registre
Chaque écriture porte sa date, son code journal, un libellé, une référence, et ses lignes au débit ou au crédit d’un compte.
La quasi-totalité nomme le document qui l’a provoquée. C’est ce qui rend le journal lisible plutôt qu’un mur : une écriture qui vous surprend a une source que vous pouvez ouvrir, et la réponse à « d’où vient ceci » tient en un clic, pas en une enquête.
Celles qui n’ont aucun document derrière elles sont les écritures manuelles que quelqu’un a passées délibérément. Elles méritent plus d’attention que les autres, précisément parce qu’aucun travail quotidien ne les a produites.
Vérifier la balance
Sous le registre, chaque compte avec ses totaux au débit et au crédit.
Les deux totaux de colonnes doivent être égaux. Ils le seront — la partie double y veille — mais les lire sert à autre chose : un compte avec un solde que vous n’attendiez pas est une question à poser tant que le mois est frais, et c’est la liste la plus courte qui vous les montre tous d’un coup.
De là, les états financiers rangent les mêmes chiffres en un résultat et une situation.
Le journal se lit. Il ne se modifie pas. Une écriture fausse se corrige en passant son opposée, jamais en changeant ce qui a été écrit — c’est pourquoi une écriture visible ici sera encore là l’an prochain, quoi qu’il se soit passé depuis.
Ensuite, vous voudrez peut-être
- Passer une écriture manuelleEnregistrer une écriture qu’aucune facture, aucun règlement ni aucun mouvement de stock n’a produite — et seulement quand c’est vraiment le cas.
- Lire le compte de résultat, le bilan et le grand livreVoir le résultat, la situation financière et chaque mouvement qui les compose — chaque total remontant aux écritures qui l’ont produit.
- Clôturer et rouvrir une périodeEmpêcher de nouvelles écritures de tomber dans un mois déjà déclaré — et savoir en laisser entrer une quand il le faut.