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Utiliser les flux guidés de l’IA

Six questions préparées à poser chaque semaine, et comment confier un document fournisseur à l’assistant.

Étapes
4 · Environ 3 min
Qui peut le faire
Propriétaire · Responsable · Comptable

Avant de commencer

Poser une bonne question est plus difficile qu’y répondre. Flux guidés est une courte liste de questions qui valent d’être posées régulièrement, déjà formulées — appuyez sur l’une plutôt que de partir d’une case vide.

Les six

  • Briefing dirigeant — trésorerie, encaissements, dettes, stock et suivis en une lecture. Celui du lundi matin.

  • Brouillon de relance — rédige une relance pour votre impayé le plus urgent. Il écrit ; vous lisez, modifiez et envoyez vous-même.

  • Revue des exceptions — classe ce qui est inhabituel, en retard ou incomplet. Utile précisément parce qu’on ne peut pas le demander : on ignore ce qui cloche tant que rien ne le montre.

  • Revue de rapprochement — parcourt les lignes bancaires non rapprochées.

  • Revue des achats — priorise les articles sous leur minimum, pour que la liste de réapprovisionnement sorte dans l’ordre qui compte.

  • Document fournisseur — décrit ci-dessous.

Chacun est un point de départ, pas un rapport. La réponse arrive dans la conversation, et vous pouvez continuer à tirer dessus : pourquoi celui-là est-il en retard, montre-moi la facture, et le mois dernier ?

Lui confier un document fournisseur

Document fournisseur prend un PDF, une image, du texte ou un CSV, et le transforme en brouillon de facture fournisseur à relire.

Photographiez la facture que votre fournisseur vous a remise, choisissez le fichier, appuyez sur extraire. Ce qui revient est un brouillon avec les lignes et les montants lus — un point de départ qui épargne la saisie, pas un document comptabilisé.

Vérifiez-le contre le papier avant de le comptabiliser. L’extraction lit ce qui est là et le lit parfois mal ; un total sali ou une mise en page inhabituelle sont exactement ce qui ressort plausible et faux. Tout ce qui suit le brouillon est le flux habituel de facture fournisseur, et la confirmer est votre action, pas celle de l’assistant.

Ce que les flux ne feront pas

Ils ne comptabilisent, ne confirment, n’envoient et ne modifient rien. Le brouillon de relance n’écrit pas à votre client ; la revue de rapprochement ne rapproche pas les lignes ; l’extraction ne crée pas de facture.

Chacun se termine par quelque chose à lire et une décision à prendre. C’est la même limite que l’assistant a partout ailleurs, appliquée à des travaux qu’il serait tentant d’automatiser.

Lesquels utiliser vraiment

Si vous n’en utilisez qu’un, prenez le briefing dirigeant, chaque semaine. C’est le seul qui vous dit où regarder plutôt que de répondre à ce que vous soupçonniez déjà.

La revue des exceptions est le deuxième. Le reste est du confort — vous obtiendriez les mêmes réponses depuis ce qu’on vous doit et les listes de stock, et sur une connexion lente vous préférerez peut-être.

Les flux lisent les mêmes données que vous, dans la société où vous êtes, sous votre propre rôle. Un observateur qui lance le briefing dirigeant obtient un briefing construit à partir de ce qu’un observateur a le droit de lire.

Ensuite, vous voudrez peut-être