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Enregistrer une facture fournisseur sans commande

Saisir un loyer, l’électricité, une réparation ou des honoraires directement — les achats qui n’ont jamais eu de bon de commande.

Étapes
4 · Environ 3 min
Qui peut le faire
Propriétaire · Responsable · Comptable
Nécessite le module
Acheter

Tout ce que vous achetez n’arrive pas sur une palette. Le loyer, l’électricité, les honoraires du comptable, une réparation sur la camionnette — rien de cela n’a besoin d’une commande, d’une réception, ni de quoi que ce soit à confronter.

Enregistrez-les ici et la charge, la TVA déductible et la dette sont comptabilisées en une seule étape.

Ouvrir une facture directe

Achats → Enregistrer une facture fournisseur.

L’écran dit clairement ce pour quoi il n’est pas fait : la marchandise et tout ce qui entre en stock doivent passer par une commande fournisseur, afin que ce qui arrive puisse être confronté à ce qui a été convenu.

Recopier la facture du fournisseur

Capture d’écran : supplier-and-reference

Ce qu’il faut regarder :

  1. Fournisseur — qui vous a facturé. Ajoutez-le d’abord dans Clients et fournisseurs s’il est nouveau.

  2. Référence fournisseur — son numéro de facture, exactement comme imprimé. C’est ce sur quoi votre comptable classe et ce que vous citerez en cas de question.

  3. Date de facture — celle de sa facture, pas aujourd’hui. Elle détermine la période de TVA.

  4. Échéance — quand il attend le règlement. Elle alimente ce que vous devez, et le retard éventuel.

Dire à quoi cela correspond

Chaque ligne prend une désignation, une quantité, un coût unitaire et une TVA %. Pour un loyer mensuel, c’est une ligne ; pour une réparation avec pièces et main-d’œuvre, plutôt deux.

Au-dessus, De quoi s’agit-il ? — Charge d’exploitation, Service, ou Immobilisation. C’est le champ qui décide où va la valeur :

  • Charge d’exploitation et Service sont consommés maintenant : ils frappent le résultat du mois.

  • Immobilisation est quelque chose que vous utiliserez des années. Elle ne devient pas une charge d’un coup — elle rejoint le registre des immobilisations et s’amortit.

Se tromper là n’est pas une erreur de présentation. Passer une camionnette en charge rend un mois catastrophique et tous les suivants meilleurs qu’ils ne sont.

Appuyez sur Enregistrer la facture.

Puis la payer

La facture figure désormais dans ce que vous devez, avec son échéance. Payez-la depuis Finance → Enregistrer un mouvement → Payer une facture fournisseur, ce qui solde la dette et déplace l’argent ensemble.

Il n’y a pas d’étape brouillon ici. Une facture fournisseur directe est comptabilisée au moment où vous l’enregistrez, parce que vous recopiez un document qui existe déjà au lieu d’en composer un. Si elle est fausse, elle se corrige comme tout le reste : par un responsable, avec un motif, en laissant les deux versions visibles.

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