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Imprimer ou envoyer un document en PDF

Imprimer une facture, un devis, un bon de livraison ou un avoir — et maîtriser ce qui figure sur le papier.

Étapes
4 · Environ 4 min
Qui peut le faire
Propriétaire · Responsable · Comptable · Membre de l’équipe
Nécessite le module
Vendre

Avant de commencer

Tout document que votre client voit sort de la même page. Une facture, un devis, un bon de livraison, un avoir, un bon de commande — une seule mise en page, un seul écran d’impression, et les deux mêmes boutons. À apprendre une fois.

Ouvrir la copie imprimable

Ouvrez le document et choisissez sa vue impression. Ce qui s’affiche n’est pas l’aperçu d’autre chose — c’est le document, posé sur A4, exactement tel qu’il sortira de l’imprimante.

Capture d’écran : print-page

Ce qu’il faut regarder :

  1. Retour au document — quitte la vue impression et revient là où vous travailliez. Rien n’est enregistré ni modifié par le fait de regarder cette page.

  2. Imprimer / enregistrer en PDF — ouvre la boîte d’impression de votre navigateur. Pour envoyer le document au lieu de l’imprimer, changez la destination dans cette boîte en Enregistrer au format PDF ; vous obtenez un fichier à joindre à un e-mail ou à envoyer sur WhatsApp. Il n’y a pas de bouton d’export séparé parce qu’il n’en faut pas.

  3. Le tampon de statut — ce qu’est ce document maintenant : brouillon, confirmé, partiellement payé, payé, annulé. Il s’imprime. Remettre à un client une facture tamponnée partiellement payée fait démarrer la conversation au bon endroit.

D’où viennent les informations

Rien sur cette feuille n’est saisi sur cet écran. Chaque partie vient de quelque chose que vous tenez déjà à jour, d’où l’intérêt de bien le faire une fois plutôt que de corriger les documents un par un.

Capture d’écran : document-parties

Ce qu’il faut regarder :

  1. Facturé à — la fiche du contact : raison sociale, adresse et identifiants fiscaux. Si le NIF d’un client est faux sur le papier, il est faux sur sa fiche ; corrigez-le là et tous les documents suivants seront justes.

  2. Le bloc document — numéro, date et échéance de règlement. Le numéro a été attribué à la confirmation et ne change jamais.

Vos propres nom, adresse et identifiants en haut — NIF, NIS, RC, AI — viennent de votre identité de société. Ce sont eux qui font du document un document légal en Algérie, et un document qui en manque ne vaut rien pour le comptable du client.

Le bas de page

Capture d’écran : document-foot

Ce qu’il faut regarder :

  1. Totaux — sous-total hors taxe, taxe, et total. La taxe figure ligne par ligne dans le tableau au-dessus, donc un document mêlant des lignes à 19 % et à 9 % s’additionne correctement et montre comment.

  2. Lignes de signature — préparé par et accusé de réception client. Vides à dessein : elles se signent au stylo, et un bon de livraison signé est ce qui tranche une discussion sur l’arrivée de la marchandise.

  3. La bande de pied — le code de votre société, à nouveau le numéro du document, et sa provenance. Si une page se sépare du reste, c’est elle qui l’identifie.

La courte note au-dessus de la bande est votre pied de document, réglé une fois dans les paramètres de la société — conditions de règlement, coordonnées bancaires, un remerciement. Elle s’imprime sur tout.

Imprimer en arabe, en français ou en anglais

Le document s’imprime dans la langue dans laquelle vous lisez l’ERP. Changez de langue, puis imprimez, et vous obtenez le même document avec des libellés en arabe et une mise en page de droite à gauche — les nombres, les totaux et les identifiants sont intacts.

C’est par impression, pas un réglage. La même facture peut partir en français chez un client et en arabe chez un autre sans rien changer.

Imprimer ne confirme, n’envoie et n’enregistre rien. Un brouillon s’imprime en brouillon et se tamponne comme tel. Si vous vouliez émettre le document, confirmez-le d’abord — sinon vous avez remis un papier portant un numéro qui n’est pas encore réel.

Ensuite, vous voudrez peut-être