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Saisir le mois de présence
Remplissez une feuille par mois pour que la paie cesse de demander à quelqu’un de se souvenir qui était là.
- Étapes
- 5 · Environ 3 min
- Qui peut le faire
- Propriétaire · Responsable · Membre de l’équipe
- Nécessite le module
- Personnel & RH
Avant de commencer
La paie a toujours su proratiser un salaire selon les jours payés. Ce qu’elle ne pouvait pas savoir, c’est d’où venaient ces jours — quelqu’un les saisissait dans le brouillon une fois par mois, depuis un cahier.
Le mois de présence, c’est ce cahier, dans Horizon213. Une feuille par société et par mois, une ligne par personne, et une fois validée la paie la lit au lieu de demander.
Ouvrir le mois
Personnel, puis Présence, choisissez le mois et ouvrez-le.
L’ouverture crée une ligne par salarié actif, déjà remplie :
Jours travaillés part du mois de trente jours, moins les congés déjà approuvés dans le registre.
Congés payés et Absence non payée sont repris des demandes qu’un responsable a déjà tranchées : vous les corrigez au lieu de les ressaisir.
Site est repris de l’affectation en cours de chaque personne, si votre société utilise les sites. Sinon la colonne n’apparaît pas.
Vous ne partez pas d’une page blanche. La plupart des mois, la plupart des lignes sont déjà justes.
Corriger les lignes fausses
Modifiez les chiffres à modifier et enregistrez la ligne.
Ce qu’il faut regarder :
Jours travaillés, c’est le temps réellement passé au travail. À lui seul il ne change la paie de personne — il sert à rattacher le travail à un lieu, et c’est ce qu’on peut demander à un chef d’équipe de confirmer.
Absence non payée est celle qui coûte. C’est le seul chiffre ici qui change ce qui est versé.
Heures de nuit et heures supplémentaires sont à côté, valorisées depuis le contrat à la majoration de vos règles de paie.
Les jours de repos ne sont pas saisis : le salaire mensuel les paie déjà. Ce qui reste des trente jours après travail, congés et absence non payée, c’est le week-end. Lui donner une case, ce serait un quatrième chiffre à faire diverger des trois autres.
Clôturer
Quand le mois est juste, clôturez-le. C’est une décision de responsable, et c’est ce qui dit à la paie que la feuille est fiable.
Dès lors, préparer la paie du mois reprend d’ici les jours, les heures supplémentaires et les heures de nuit. Le comptable peut toujours ajuster n’importe quelle ligne du brouillon : la feuille est le chiffre de départ, pas le dernier mot.
Corriger un mois clôturé
Rouvrez-le, corrigez les lignes, reclôturez.
La réouverture est refusée dès que la paie du mois est validée : les bulletins ont déjà payé ces jours, et les deux se contrediraient sans rien pour dire lequel a changé. Pour corriger un mois validé, contre-passez d’abord la paie — les corrections sont des contre-passations explique pourquoi toute correction a cette forme ici.
Qui la remplit
Toute personne ayant les droits d’écriture peut remplir la feuille. Seul un responsable peut la clôturer ou la rouvrir.
Ce partage est voulu. Celui qui sait qui était là, c’est un chef d’équipe ou un responsable de bureau, pas le comptable — et demander au comptable de deviner, c’était justement le problème que cet écran supprime.
Ensuite, vous voudrez peut-être
- Payer les jours travaillés, l’absence et les heures supplémentairesAjustez un mois de paie pour une personne absente sans solde, ayant fait des heures en plus, ou ayant des années d’ancienneté.
- Planifier une absence et approuver un congéEnregistrer qui est absent et quand, faire vérifier les chevauchements, puis approuver ou refuser.
- Lire ce que coûte un siteVoyez le coût de main-d’œuvre du mois face à ce que vous facturez, calculé depuis une paie déjà validée.